OKI MB472、MB492 和 MB562 無法將掃描檔案傳送至電子郵件：SMTP、Gmail 和 Microsoft 365 設定

如果 OKI MB472、MB492 或 MB562 可以掃描文件，但無法透過電子郵件傳送，重新安裝電腦上的驅動程式通常沒有幫助。使用 Scan to E-mail 時，多功能複合機會自行建立郵件、連接 SMTP 伺服器並向其傳送檔案。電腦、TWAIN/WIA 驅動程式和 ActKey 都不參與此操作。

若要排除問題，需要依序檢查網路、DNS、日期和時間、寄件者地址、SMTP 伺服器、連接埠、加密方式和登入方式。此系列另一個需要注意的問題是其郵件用戶端年代較久：多功能複合機支援以使用者名稱和密碼進行一般 SMTP 驗證，但可用設定中沒有 OAuth。因此，使用一般 Gmail 密碼的舊說明已無法使用，而 Microsoft 365 的類似設定也只是暫時性解決方案。

本說明適用的機型

以下設定步驟適用於下列黑白多功能複合機：

• OKI MB472dn 和 MB472dnw；
• OKI MB492dn；
• OKI MB562dnw；
• OKI ES4172LP MFP、ES4192 MFP、ES5162 MFP 和 ES5162LP MFP。

部分選項名稱可能會因韌體版本和介面語言而略有不同。在上述所有機型中，都會使用 SMTP Server、SMTP Port、SMTP Encryption、Authentication Method、SMTP User ID、SMTP Password 以及寄件者地址 From 等欄位。

如何判斷檢查方向

發生的情況	首先應檢查的項目
多功能複合機顯示 DNS 錯誤	DNS Server、Default Gateway 以及 SMTP 伺服器名稱的拼寫
在要求或傳送檔案之前就出現 SMTP 錯誤	伺服器、連接埠、加密方式、網際網路存取和 TLS 相容性
伺服器拒絕登入或驗證	完整使用者地址、應用程式密碼、SMTP AUTH 權限和 From
只有組織內部收件者可以收到郵件	Direct Send 或 restricted SMTP server 的限制
單頁可以傳送，但多頁文件無法傳送	附件大小、解析度、格式和壓縮
操作面板顯示已完成，但沒有收到郵件	垃圾郵件、隔離區、郵件伺服器記錄、From、SPF 和 relay 規則
變更密碼後無法再傳送	儲存在多功能複合機中的密碼，以及郵件服務的登入規則

需要哪些程式和檔案

一般設定 Scan to E-mail 不需要在電腦上安裝任何程式。可以直接使用瀏覽器開啟多功能複合機的內建網頁。只有在目前韌體過舊，或無法建立受保護的 SMTP 連線時，才可能另外需要最新的 Firmware Update Tool。

不要為了解決 SMTP 問題而特別安裝 Scanner Driver、ActKey 或 Configuration Tool。Configuration Tool 也能修改相同設定，但使用網頁介面即可完成設定，不需要額外軟體。

步驟 1：檢查複印和網路連線

1. 將一頁文件放在掃描玻璃上，直接從操作面板進行一般複印。
2. 如果可以正常取得複印件，表示掃描機構正常。
3. 在多功能複合機上按下 SETTING（設定）。
4. 開啟 Reports（報告） > Configuration（組態）並列印組態頁面。
5. 找到多功能複合機的 IPv4 位址，例如 192.168.1.50。
6. 在同一網路中的電腦上開啟瀏覽器並輸入此位址：

http://192.168.1.50

7. 如果無法開啟裝置網頁，請先恢復 Ethernet 或 Wi-Fi 連線。此時還不需要檢查 SMTP。
8. 如果網頁可以開啟，請從組態頁面記下 IP 位址、子網路遮罩、預設閘道和 DNS 伺服器。

可以在區域網路內列印，並不表示多功能複合機一定能存取網際網路。即使沒有設定 Default Gateway 或 DNS，印表機仍可能可以接收區域網路內的列印工作。

步驟 2：修正閘道、DNS、日期和時間

如果 SMTP 伺服器使用名稱，例如 smtp.gmail.com，裝置必須將這個名稱解析為 IP 位址，因此需要可正常運作的 DNS。若要連接區域網路以外的伺服器，還需要 Default Gateway。

1. 在操作面板上按下 SETTING（設定）。
2. 開啟 Easy Setup（簡易設定） > Network Setting（網路設定）。
3. 檢查 Default Gateway（預設閘道）。通常是路由器的區域網路位址。
4. 檢查 DNS Server (Primary)（主要 DNS 伺服器）。使用 DHCP 時，通常由路由器提供此位址。
5. 如果組織使用內部名稱伺服器或流量篩選，不要隨意輸入其他 DNS。
6. 開啟日期和時間設定。
7. 設定正確的日期、時間和時區，或設定可用的 SNTP 伺服器。
8. 儲存設定並等待裝置的網路部分重新啟動。

時間不正確可能導致憑證驗證失敗。不要使用 Gmail 或 Microsoft 365 的 IP 位址取代伺服器名稱：雲端服務的 IP 位址會變更，而且憑證是針對網域名稱簽發的。

從電腦檢查 DNS 和連接埠

以下命令可以確認該服務是否可從目前網路存取，但不會檢查密碼、From 地址或多功能複合機使用的 TLS 版本。

1. 按下 Win + R。
2. 輸入 powershell 並按下 Enter。
3. 若要檢查 DNS，執行：

nslookup smtp.gmail.com

4. 若要檢查連接埠 587，執行：

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• 如果 nslookup 沒有傳回位址，請修正 DNS。
• 如果顯示 TcpTestSucceeded : False，表示連接埠可能被網路、路由器、網際網路服務供應商或防火牆封鎖。
• 如果兩項檢查都成功，請繼續檢查多功能複合機的設定。

步驟 3：準備郵件參數

登入網頁介面之前，請先記下郵件服務供應商或系統管理員提供的下列資訊：

• 確切的 SMTP 伺服器名稱；
• 連接埠；
• 加密模式：SMTPS、STARTTLS 或 None；
• 驗證方式：SMTP 或 None；
• 完整使用者名稱；
• 帳戶密碼或應用程式密碼；
• 允許使用的 From 寄件者地址；
• 用於測試的收件者地址。

如果郵件屬於組織，不要只根據電子郵件地址中 @ 後面的部分判斷 SMTP 伺服器。即使信箱託管在 Google Workspace 或 Microsoft 365，組織仍可能使用自己的 relay。

步驟 4：開啟 Mail Server Setup

1. 在瀏覽器中輸入多功能複合機的 IP 位址。
2. 按下 Administrator Login（系統管理員登入）。
3. 在 User Name（使用者名稱）欄位中輸入 root。
4. 輸入目前的多功能複合機管理員密碼。
5. 按下 Log In（登入）。
6. 如果顯示初始設定精靈頁面，按下 SKIP（略過）。
7. 在頁面上方開啟 Admin Setup（管理員設定）。
8. 在左側選擇 Network（網路） > Mail Server（郵件伺服器）。

步驟 5：填寫 SMTP 參數

實際數值取決於使用的郵件服務，但各欄位的用途相同：

OKI 欄位	應輸入的內容
SMTP Server	不含 https:// 和連接埠號碼的伺服器名稱，例如 smtp.gmail.com
SMTP Port	25、465 或 587 — 只使用所選方案指定的值
SMTP Encryption	SMTPS 表示從連線開始即建立加密連線；STARTTLS 表示連線後再切換至 TLS；None 適用於允許的區域網路 relay
Authentication Method	使用名稱和密碼登入時選擇 SMTP；如果 relay 依允許的 IP 位址識別裝置，則選擇 None
SMTP User ID	通常是完整電子郵件地址，包括 @ 後面的部分
SMTP Password	密碼、應用程式密碼，或系統管理員專門提供的值
Receive Setting	如果多功能複合機只需要傳送掃描檔案、不需要接收郵件，請選擇 Disable

1. 輸入同一套方案所需的所有參數。
2. 按下 Submit（提交）。
3. 等待設定儲存完成。
4. 開啟 E-mail（電子郵件） > Receive Settings（接收設定）。
5. 如果不使用透過電子郵件接收並列印附件的功能，請選擇 Disable（停用）。
6. 儲存變更。

如果系統管理員沒有特別指定使用 POP before SMTP，請將 POP3 Server、POP User ID 和 POP Password 留空。Gmail 和 Microsoft 365 不需要這種已過時的登入方式。

步驟 6：設定 From 寄件者地址

即使密碼正確，如果寄件者地址缺失，或不屬於登入帳戶，伺服器仍可能拒絕郵件。

1. 在操作面板上按下 SETTING（設定）。
2. 選擇 Admin Setup（管理員設定）並按下 OK。
3. 輸入管理員密碼。
4. 開啟 Scanner Setup（掃描器設定） > E-mail Setup（電子郵件設定） > From / Reply To（寄件者 / 回覆至）。
5. 開啟 From（寄件者）。
6. 輸入郵件伺服器允許使用的地址。
7. 一般使用 Gmail 或 Microsoft 365 登入時，請使用與 SMTP User ID 相同的地址。
8. 儲存設定並返回主畫面。

如果 From 必須與登入帳戶不同，系統管理員需要授予從該地址寄信的權限。在 Microsoft 365 中通常需要 Send As 權限。只在多功能複合機中修改 From 並不會自動取得此權限。

如何正確搭配連接埠和加密方式

連接埠	OKI 設定	典型用途
465	SMTPS	從一開始就建立受保護的連線；Gmail 和部分 SMTP 供應商會使用此方式
587	STARTTLS	標準的已驗證郵件傳送；Gmail 和 Microsoft 365 使用此方式
25	None 或 STARTTLS	企業 SMTP relay、Microsoft 365 connector 或受限傳送；此連接埠經常被網際網路服務供應商封鎖

如果連接埠 465 搭配 SMTPS 無法運作，而郵件供應商允許使用連接埠 587，請同時將連接埠改為 587，並將加密方式改為 STARTTLS。透過網際網路傳送密碼時不要停用加密。

一般 Gmail 設定

對舊式郵件用戶端而言，使用一般 Google 密碼登入已不再是適當方式。多功能複合機直接連線時，需使用獨立的應用程式密碼。

SMTP Server	smtp.gmail.com
選項 1	連接埠 465，SMTP Encryption — SMTPS
選項 2	連接埠 587，SMTP Encryption — STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	完整 Gmail 地址
SMTP Password	16 位數應用程式密碼，不包含分隔空格
From	相同的 Gmail 地址

建立 Google 應用程式密碼

1. 登入將由多功能複合機使用的 Google 帳戶。
2. 開啟安全性。
3. 如果尚未啟用，請開啟兩步驟驗證。
4. 開啟 應用程式密碼。
5. 建立一組獨立密碼，並使用容易辨識的名稱，例如 OKI Scanner。
6. 複製顯示的 16 位數密碼。
7. 在多功能複合機的 SMTP Password 中輸入此密碼，而不是一般 Google 密碼。
8. 儲存設定後立即進行測試。

如果沒有 App passwords 選項，可能是系統管理員已禁止使用、帳戶啟用了 Advanced Protection，或目前的兩步驟驗證設定不支援此功能。在這種情況下，不要為了使用多功能複合機而降低帳戶安全性。Google Workspace 請使用 SMTP relay；個人郵件請使用其他相容的 SMTP 服務或中繼 relay。

Google Workspace：建議使用 SMTP relay

對組織而言，更合適的方式是使用 Google Workspace SMTP relay。它可以根據允許的外部 IP 位址識別郵件來源，無需在多功能複合機中儲存使用者密碼。

此設定由 Google Workspace 系統管理員完成：

1. 確認辦公室網路連接網際網路時使用的外部 IP 位址。
2. 在 Google Admin console 中開啟 Gmail 設定，並新增 SMTP relay service 規則。
3. 將允許的寄件者限制為組織網域。
4. 將辦公室的外部 IP 位址加入允許來源清單。
5. 不要建立可接受網際網路上任何來源地址郵件的 relay。
6. 在多功能複合機中輸入 smtp-relay.gmail.com。
7. 使用系統管理員允許的連接埠和加密方式：25、465/SMTPS 或 587/STARTTLS。
8. 如果 relay 依 IP 位址識別來源，請將 Authentication Method — None，並清除 SMTP User ID 和 SMTP Password。
9. 在 From 欄位中輸入允許網域中的地址。

Google 也提供 restricted SMTP server aspmx.l.google.com，使用連接埠 25 且不需要驗證，但只能將郵件傳送給 Gmail 或 Google Workspace 使用者。如果掃描郵件可以送達組織內部，但無法送達其他郵件系統的外部地址，可能正是所選方式本身的限制。

Microsoft 365：透過 SMTP AUTH 的暫時性設定

Client SMTP submission 使用以下設定：

SMTP Server	smtp.office365.com
SMTP Port	587
SMTP Encryption	STARTTLS
Authentication Method	SMTP
SMTP User ID	已授權信箱的完整電子郵件地址
SMTP Password	如果允許 Basic Authentication，則使用帳戶密碼
From	相同地址；如果使用其他地址，需要 Send As 權限

Microsoft 365 要求 TLS 1.2 或 TLS 1.3。連接埠 465 不適用於 Client SMTP submission。即使多功能複合機提供 STARTTLS，也不代表一定支援現代 TLS 版本以及相容的加密套件。

Microsoft 365 系統管理員應檢查的項目

1. 開啟 Microsoft 365 admin center。
2. 前往 Users（使用者） > Active users（作用中使用者）。
3. 開啟多功能複合機使用的信箱。
4. 開啟 Mail（郵件） > Manage email apps（管理電子郵件應用程式）。
5. 檢查 Authenticated SMTP。
6. 檢查組織原則，因為即使信箱本身允許，組織原則仍可能禁止 Basic Authentication。
7. 如果已啟用 Security Defaults，或存在禁止舊式驗證的原則，不要為了多功能複合機而關閉整體安全性。請使用 SMTP relay 或其他方式。

透過連接器使用 Microsoft 365 SMTP relay

此方式需要 Microsoft 365 系統管理員，並要求組織擁有固定的外部 IP 位址。它不使用信箱密碼。

1. 系統管理員找到已接受網域的 MX 位址，例如 example-com.mail.protection.outlook.com。
2. 在 Exchange admin center 中開啟 Mail flow（郵件流程） > Connectors（連接器）。
3. 建立從組織郵件伺服器到 Microsoft 365 的輸入連接器。
4. 設定依指定的固定外部 IP 位址識別來源。
5. 確認網際網路服務供應商和防火牆允許對連接埠 25 的外送連線。
6. 將此 IP 位址加入網域的 SPF 記錄。
7. 在多功能複合機中輸入組織的 MX 位址。
8. 設定連接埠 25。
9. 如果雙方都支援現代 TLS 連線，且連接器要求使用，請選擇 STARTTLS。
10. 設定 Authentication Method — None。
11. 清除 SMTP User ID 和 SMTP Password。
12. 在 From 欄位中輸入組織已接受網域的地址。

Client SMTP submission、SMTP relay 和 Direct Send 的詳細比較，請參閱 Microsoft 多功能裝置設定說明。連接器不得使組織網路變成開放式郵件 relay。

Microsoft 365 Direct Send — 僅適用於內部收件者

Direct Send 透過連接埠 25 連接至組織的 MX 位址，不需要使用者名稱和密碼。此方式只能將掃描郵件傳送給該 Microsoft 365 組織內部的收件者。

• SMTP Server: 網域的 MX 位址；
• SMTP Port: 25；
• SMTP Encryption: 使用 STARTTLS 時選擇 STARTTLS，或使用系統管理員指定的值；
• Authentication Method: None；
• From: 組織已接受網域中的地址。

如果掃描郵件可以正常寄給員工，但無法送達 Gmail、Outlook.com 或其他組織的地址，這是 Direct Send 的預期限制，而不是多功能複合機故障。

步驟 7：執行最小化測試

第一次測試郵件應只包含小型檔案。這樣可以避免附件大小限制掩蓋真正的 SMTP 錯誤。

1. 將一頁文件放入 ADF 或掃描玻璃。
2. 按下 SCAN（掃描）。
3. 確認已選擇 E-mail（電子郵件），然後按下 OK。
4. 開啟 Add Destination（新增目的地）。
5. 選擇 To（收件者）。
6. 選擇直接輸入地址。
7. 輸入一個收件者地址並確認。
8. 第一次測試請設定 PDF 格式、200 或 300 dpi 解析度以及黑白模式。
9. 按下黑白啟動按鈕。
10. 等待操作完成，並記下確切的錯誤文字或錯誤代碼。

每次修改設定後，都使用相同的一頁文件和相同收件者再次測試。不要同時變更伺服器、連接埠、密碼和 From，否則將無法判斷是哪一項變更解決了問題。

如果多功能複合機找不到 SMTP 伺服器

1. 檢查 SMTP Server 的拼寫。
2. 從此欄位刪除 https://、空格、斜線和連接埠號碼。
3. 檢查 DNS Server (Primary) 和 Default Gateway。
4. 修改 DNS 後重新啟動多功能複合機的網路部分。
5. 在電腦上使用 nslookup 命令檢查伺服器名稱。
6. 不要隨意使用雲端 SMTP 伺服器的 IP 位址。

正確的值應類似 smtp.gmail.com 或 smtp.office365.com。連接埠需填寫在獨立欄位中。

如果伺服器可存取，但無法建立受保護的連線

1. 確認連接埠與 SMTP Encryption 的搭配是否正確。
2. 檢查日期、時間和時區。
3. 在電腦上使用 Test-NetConnection 命令檢查連接埠。
4. 確認組織是否正在進行 TLS 攔截，並使用多功能複合機不信任的憑證。
5. 檢查並更新裝置韌體。
6. 如果現代郵件伺服器要求 TLS 1.2 或更新版本，而多功能複合機無法協商連線，不要為了使用網際網路傳送郵件而停用加密。請改用相容的區域網路 SMTP relay。

如果顯示登入或驗證錯誤

1. 在 SMTP User ID 中輸入完整的電子郵件地址。
2. 刪除已儲存的密碼並重新輸入。
3. 檢查字元大小寫和空格。
4. Gmail 請輸入應用程式密碼，而不是一般帳戶密碼。
5. Microsoft 365 請檢查 Authenticated SMTP 和組織原則。
6. 如果使用使用者名稱和密碼，請將 Authentication Method 設定為 SMTP。
7. 確認 From 與登入地址相同，或該地址已取得 Send As 權限。
8. 檢查初次設定後是否曾變更密碼。

如果伺服器只接受 OAuth，重新輸入密碼無法解決問題。需要使用 SMTP relay 或其他與多功能複合機功能相容的服務。

如果操作面板沒有顯示錯誤，但沒有收到郵件

1. 檢查「垃圾郵件」和「垃圾郵件匣」。
2. Microsoft 365 請要求系統管理員檢查 Message Trace 和隔離區。
3. Google Workspace 請檢查 Email Log Search。
4. 比較 From 與伺服器或 relay 允許使用的地址。
5. 先將掃描檔案寄送至同一網域內的地址，再測試外部地址。
6. 如果內部地址能收到郵件，但外部地址無法收到，請檢查 Direct Send 或 restricted SMTP server 的限制。
7. 使用 relay 時，請檢查 SPF 和允許寄件者的規則。

操作面板顯示傳送成功，表示 SMTP 伺服器已接受郵件。之後郵件系統仍可能將其放入隔離區、依網域規則拒絕，或禁止傳送給外部收件者。

如果小型郵件可以傳送，但大型掃描檔案無法傳送

1. 將解析度從 600 dpi 改為 200 或 300 dpi。
2. 文字文件請選擇黑白模式或灰階。
3. 使用 PDF 和適合的壓縮方式。
4. 將大型文件拆分成多封郵件。
5. 檢查寄件和收件伺服器的郵件大小限制。
6. 如果經常需要掃描大型文件，請改用 Scan to Shared Folder、Scan to USB 或從電腦掃描。

郵件編碼會進一步增加附件大小。因此，即使 PDF 檔案本身接近伺服器允許的大小上限，加入郵件後仍可能因總大小超過限制而被拒絕。

TLS 錯誤時更新韌體

在設定中繼 relay 之前，請先檢查 OKI MB472dnw、OKI MB492dn 或 OKI MB562dnw 是否有目前可用的韌體。

1. 記下目前的韌體版本和網路設定。
2. 在支援頁面上選擇確切機型。
3. 使用最新的 Firmware Update Tool。
4. 將多功能複合機和電腦連接至穩定的網路。
5. 更新期間不要關閉裝置或網路設備。
6. 重新啟動後，再次檢查 SMTP Server、連接埠、加密方式、From 和最小化傳送測試。

何時需要中繼 SMTP relay

如果設定正確仍然無效，而原因屬於下列其中一項，就需要使用 relay：

• 郵件伺服器只接受 OAuth；
• 多功能複合機不支援所需的 TLS 版本或加密套件；
• 組織禁止 Basic Authentication；
• 安全性原則禁止使用應用程式密碼；
• 不允許在多功能複合機中儲存使用者信箱密碼；
• 需要集中維護多台舊式裝置。

區域網路 relay 應只接受來自多功能複合機固定 IP 位址的郵件，只允許指定的 From 地址，並透過受保護的連線將郵件轉送至現代郵件服務。不要將此 relay 公開到網際網路，也不要允許整個區域網路匿名寄送郵件。

如果無法設定安全的 relay，請使用 Scan to Shared Folder、Scan to USB 或 ActKey/TWAIN。這些方式可以在不降低郵件帳戶安全性的情況下繼續使用掃描功能。

最後更新於 16.08.2026 作者：DriversCN