OKI MC332、MC362 和 MC562 無法將掃描檔傳送到電子郵件：Gmail 和 Microsoft 365 的 SMTP 設定

如果 OKI MC332、MC362 或 MC562 可以掃描文件，但無法透過電子郵件傳送，通常不需要重新安裝電腦上的掃描器驅動程式。使用 Scan to E-mail 功能時，多功能複合機會自行連線到 SMTP 伺服器，並將附有檔案的郵件傳送給伺服器。電腦、TWAIN/WIA 驅動程式和 ActKey 公用程式不參與此操作。

若要恢復傳送功能，必須先確定錯誤發生在哪個階段：多功能複合機找不到郵件伺服器、無法建立安全連線、登入遭拒，或已成功提交郵件但之後被郵件系統封鎖。以下提供從零開始的設定方法，以及針對 Please check SMTP settings、SMTP Login failed、SMTP Authentication unsupported 和 Please check DNS settings 訊息的個別解決方法。訊息文字可能會因控制面板語言和韌體版本而略有不同。

本說明適用於哪些型號

此設定流程適用於以下多功能複合機：

• OKI MC332dn；
• OKI MC342dn 和 MC342dw；
• OKI MC352dn；
• OKI MC362dn 和 MC362w；
• OKI MC562dn、MC562w 和 MC562dw；
• OKI ES3452 MFP；
• OKI ES5462 MFP 和 ES5462dw MFP；
• OKI MPS2731mc。

部分選單項目的名稱可能有所不同，但上述所有型號都提供 SMTP 伺服器位址、連接埠、SMTPS 和 STARTTLS 模式、寄件者位址、驗證方式、使用者名稱和密碼等設定。

根據訊息或症狀判斷原因

設定前需要準備什麼

不要從嘗試隨機連接埠和加密方式開始。請先準備以下資訊：

• 多功能複合機在區域網路中的 IP 位址；
• 多功能複合機的管理員密碼；
• SMTP 伺服器的確切名稱；
• SMTP 連接埠；
• 加密模式：SMTPS、STARTTLS 或 None；
• 驗證方式：SMTP 或 None；
• 完整使用者名稱，通常與電子郵件地址相同；
• 帳戶密碼或獨立的應用程式密碼；
• 伺服器允許使用的寄件者位址。

如果郵件屬於組織，應向該組織的系統管理員取得相關參數。不能只根據電子郵件地址的網域判斷設定：即使信箱託管於 Google Workspace 或 Microsoft 365，組織也可能使用自己的 SMTP relay。

步驟 1：檢查多功能複合機的網路設定

如果裝置已連接區域網路，但沒有通往網際網路的閘道或用於尋找郵件伺服器的 DNS 伺服器，SMTP 將無法運作。

1. 從控制面板或列印出的網路組態報告中查詢多功能複合機的 IP 位址。
2. 在連接至同一網路的電腦上開啟瀏覽器。
3. 輸入裝置的 IP 位址，例如：

http://192.168.1.40

4. 如果 OKI 頁面可以開啟，表示電腦可以在區域網路中存取多功能複合機。如果無法開啟，請先恢復裝置的網路連線。
5. 在控制面板上按下 SETTING（設定）按鈕。
6. 開啟 Easy Setup（簡易設定） > Network Setting（網路設定）。
7. 檢查 IP 位址、子網路遮罩、預設閘道和 DNS 伺服器。
8. 如果位址由路由器自動指派，閘道和 DNS 通常會使用路由器的位址。如果您不知道網路參數，請不要輸入任意值。
9. 檢查多功能複合機的日期、時間和時區。時間嚴重錯誤可能會妨礙安全連線時的憑證驗證。

如果 SMTP 伺服器使用名稱，例如 smtp.gmail.com，就必須有可正常運作的 DNS。Microsoft 365 也應使用名稱 smtp.office365.com，而不是從網路上找到的 IP 位址：服務位址可能會變更，而且憑證是針對伺服器名稱簽發的。

從電腦進行額外檢查

以下命令可以顯示伺服器是否能從您的網路存取。它們不會檢查儲存在多功能複合機中的密碼，也不能證明裝置的 TLS 與伺服器相容。

1. 按下 Win + R，輸入 powershell，然後按下 Enter。
2. 若要檢查 DNS，執行：

nslookup smtp.gmail.com

3. 若要檢查連接埠 587，執行：

Test-NetConnection smtp.gmail.com -Port 587

• 如果 nslookup 沒有傳回位址，請檢查路由器和網際網路服務供應商的 DNS。
• 如果顯示 TcpTestSucceeded : False，該連接埠可能被路由器、組織的防火牆或網際網路服務供應商封鎖。
• 如果兩項檢查都成功，請繼續設定多功能複合機中的 SMTP。

步驟 2：開啟電子郵件設定

雖然可以從控制面板輸入參數，但較長的地址和密碼使用多功能複合機的內建網頁輸入會更方便。

透過瀏覽器設定

1. 在瀏覽器中開啟 http://IP-адрес-МФУ。
2. 以管理員身分登入。
3. 此系列在原廠設定下的網頁介面管理員名稱為 root，密碼為 aaaaaa。如果密碼先前已變更，請使用目前設定的密碼。
4. 開啟 Admin Setup（管理員設定） > Network（網路） > E-mail（電子郵件） > Send Settings（傳送設定）。
5. 開啟 SMTP 通訊協定的詳細設定。
6. 輸入伺服器、連接埠、加密、驗證方式、使用者名稱、密碼和寄件者位址。
7. 按下 Submit（提交），並等待裝置的網路部分重新啟動。

從控制面板設定

1. 按下 SETTING（設定）按鈕。
2. 選擇 Easy Setup（簡易設定），然後按下 OK。
3. 輸入管理員密碼並確認。
4. 開啟 E-mail Setting（電子郵件設定）。
5. 輸入 SMTP 伺服器位址。
6. 在寄件者欄位中輸入裝置的電子郵件地址。
7. 對一般的 Scan to E-mail 功能，在 Receive Setting（接收設定）欄位中選擇 Disable（停用）。傳送掃描檔通常不需要透過 POP3 接收郵件。
8. 如果伺服器要求使用者名稱和密碼，請在 Authentication Method（驗證方式）欄位中選擇 SMTP。
9. 輸入 SMTP User ID 和 SMTP Password。
10. 儲存設定。
11. 接著開啟 SETTING（設定） > Admin Setup（管理員設定） > Network Menu（網路選單） > Mail Server Setup（郵件伺服器設定）。
12. 檢查 SMTP Port 和 SMTP Encryption。

除非郵件系統管理員特別提供 POP before SMTP 的參數，否則請將 POP3 Server、POP User ID 和 POP Password 欄位留空。此驗證方式已過時，Gmail 或 Microsoft 365 不需要使用。

步驟 3：不要混淆連接埠和加密方式

此表格不能取代您的服務供應商提供的參數。如果系統管理員指定了其他連接埠，請使用其提供的組合。如果伺服器支援安全連線，透過網際網路使用有密碼的帳戶時，不要選擇 None。

步驟 4：設定透過 Gmail 傳送

舊款多功能複合機通常無法使用一般的 Google 帳戶密碼直接登入 Gmail。若要直接透過 Gmail 傳送，通常需要啟用兩步驟驗證，並建立獨立的應用程式密碼。

建立 Google 應用程式密碼

1. 登入僅用於傳送掃描檔的 Google 帳戶。
2. 開啟管理您的 Google 帳戶 > 安全性。
3. 如果尚未啟用，請啟用兩步驟驗證。
4. 開啟應用程式密碼區段。
5. 建立具有容易辨識名稱的密碼，例如 OKI scanner。
6. 複製建立的 16 位數密碼。此值只會顯示一次。
7. 在多功能複合機的 SMTP Password 欄位中輸入此密碼，而不是一般帳戶密碼。如果密碼以含空格的分組形式顯示，請輸入 16 個字元，不要輸入分隔空格。

如果沒有應用程式密碼區段，可能是因為使用受組織管理的帳戶、Advanced Protection 或兩步驟驗證政策。不要停用帳戶保護。請在使用應用程式密碼登入頁面檢查使用條件。Google Workspace 在這種情況下應設定 SMTP Relay，或使用系統管理員允許的其他 SMTP 服務。

smtp.gmail.com 參數

請先完整設定其中一個選項。如果連接埠 465 搭配 SMTPS 無法運作，請同時將連接埠改為 587，並將加密改為 STARTTLS。不要保留第一個選項的連接埠，卻使用第二個選項的加密方式。

Google Workspace SMTP Relay

對組織而言，較適合使用獨立 relay，由它接受來自已允許外部 IP 位址的郵件。系統管理員先在 Google Admin 中設定服務，之後再將提供的參數輸入多功能複合機。

• 伺服器：smtp-relay.gmail.com；
• 可用連接埠：25、465 或 587；
• 加密和驗證：依建立的 relay 規則設定；
• 寄件者位址：規則允許的地址或網域。

在系統管理員確認 relay 會依固定外部 IP 位址識別組織之前，不要將 Authentication Method 改為 None。Google 為印表機和掃描器提供的逐步設定方式可參閱 從印表機、掃描器或應用程式傳送電子郵件。

步驟 5：設定透過 Microsoft 365 傳送

Microsoft 365 有不同的傳送方式。請先確定多功能複合機是要登入獨立信箱，還是透過企業 relay 傳送郵件。這些方式不能混合使用。

選項 1：透過 smtp.office365.com 使用 Client SMTP submission

在 Microsoft 365 端，必須為所選信箱允許 Authenticated SMTP。系統管理員可以依照以下方式檢查：

1. 開啟 Microsoft 365 admin center。
2. 移至 Users（使用者） > Active users（作用中使用者）。
3. 選擇多功能複合機使用的帳戶。
4. 開啟 Mail（郵件）索引標籤。
5. 開啟 Manage email apps（管理電子郵件應用程式）。
6. 檢查 Authenticated SMTP 的狀態。

如果組織已啟用 Security Defaults，或 SMTP AUTH 被政策禁止，僅為單一使用者開啟一個開關可能仍無法解決問題。不要為了舊款多功能複合機而停用整個組織的安全防護。請改用 SMTP Relay 或其他允許的傳送方式。

選項 2：Microsoft 365 SMTP Relay

此方式需要 Microsoft 365 系統管理員，以及組織的固定外部 IP 位址或適用的憑證。一般設定流程如下：

1. 系統管理員確認網域的 MX 位址，例如 example-com.mail.protection.outlook.com。
2. 在 Exchange admin center 中建立從組織郵件伺服器連入 Microsoft 365 的連接器。
3. 在連接器中指定郵件來源的固定外部 IP 位址。
4. 在多功能複合機中輸入網域的 MX 位址和連接埠 25。
5. 如果連接器透過 IP 位址識別寄件者，Authentication Method 設為 None。
6. 在 From 欄位輸入組織已接受網域中的地址。
7. 系統管理員檢查 SPF，以及能否向內部和外部收件者傳送郵件。

網路的輸出規則和網際網路服務供應商必須允許連接埠 25。不要讓多功能複合機可直接從網際網路存取，也不要建立公開 SMTP relay。Client SMTP submission、SMTP Relay 和 Direct Send 的詳細比較可參閱 Microsoft 365：設定多功能裝置以傳送電子郵件。

選項 3：Direct Send，僅限內部收件者

Direct Send 透過連接埠 25 連線至組織的 MX 位址，不使用使用者名稱和密碼。如果掃描檔只需要傳送給 Microsoft 365 組織內的收件者，此方式即可使用。透過這種方式不會將郵件轉寄給外部收件者。

如果可以正常傳送給組織內部員工，但無法傳送至 Gmail、Outlook.com 或其他外部地址，這可能只是 Direct Send 的正常限制，而不是多功能複合機故障。

步驟 6：從控制面板執行最小化測試

第一次測試應建立較小的檔案。這樣附件大小限制就不會掩蓋 SMTP 錯誤。

1. 將一張文件文字面朝上放入自動送稿器，或文字面朝下放在掃描玻璃上。
2. 按下 SCAN（掃描）按鈕。
3. 選擇 E-mail（電子郵件），然後按下 OK。
4. 開啟 Add Destination（新增目的地） > To（收件者） > Direct Input（直接輸入）。
5. 輸入收件者地址並確認。
6. 開啟 Scan Settings（掃描設定）。
7. 選擇 PDF 格式。
8. 將解析度設為 200 dpi 或 300 dpi。
9. 第一次測試請使用單色或灰階掃描。
10. 按下 MONO。第一次測試成功後，如要檢查彩色傳送，可以使用 COLOR 按鈕重複操作。
11. 等待完成訊息，或記下完整的錯誤文字。

變更參數後，每次只測試一個帳戶和一個收件者。同時更換伺服器、連接埠、密碼和寄件者地址會增加尋找原因的難度。

Please check SMTP settings 錯誤

此訊息表示多功能複合機無法與 SMTP 伺服器建立所需的連線。請依序檢查：

1. 將伺服器名稱與郵件服務供應商的文件進行比較。移除欄位開頭和結尾的空格。
2. 檢查多功能複合機網路設定中的預設閘道和 DNS。
3. 檢查連接埠和加密的組合：如果服務供應商如此指定，應使用 465 搭配 SMTPS，或 587 搭配 STARTTLS。
4. 如果使用連接埠 25，請確認網際網路服務供應商是否將它封鎖。
5. 暫時使用單頁文件建立最小化測試，以排除檔案過大的問題。
6. 儲存網路參數後重新啟動多功能複合機，然後再次傳送。

不要使用 Gmail 或 Microsoft 365 的 IP 位址來取代伺服器名稱。如果名稱無法解析，請修正 DNS。使用任意 IP 位址可能會在服務位址變更或進行憑證驗證時造成新的錯誤。

Please check DNS settings 錯誤

1. 開啟 SETTING（設定） > Easy Setup（簡易設定） > Network Setting（網路設定）。
2. 檢查 DNS Server (Primary)。
3. 如果網路使用 DHCP，請將多功能複合機的 DNS 與同一網路中電腦的設定進行比較。
4. 確認預設閘道與多功能複合機的 IP 位址位於相同子網路。
5. 確認 SMTP 伺服器名稱中沒有輸入 https://、斜線或連接埠號碼。

SMTP Server 欄位的正確值應類似 smtp.gmail.com，而不是 https://smtp.gmail.com:587/。連接埠應在獨立欄位中輸入。

SMTP Login failed 錯誤

在這種情況下，伺服器可以存取，但拒絕了登入認證或寄件者地址。

1. 在 SMTP User ID 中輸入完整電子郵件地址，包括 @ 後面的部分。
2. 刪除已儲存的密碼並重新輸入。檢查英文字母大小寫以及是否意外加入空格。
3. Gmail 請使用應用程式密碼，而不是一般帳戶密碼。
4. Microsoft 365 請檢查所選信箱是否允許 Authenticated SMTP。
5. 在 From 欄位中指定與登入所使用地址相同的地址。
6. 如果 From 地址必須不同，Microsoft 365 系統管理員必須授予該帳戶 Send As 權限，而 Google Workspace 則必須透過傳送規則允許此地址。
7. 確認信箱未被封鎖，且密碼近期沒有變更。

即使一般密碼沒有變更，啟用多重要素驗證後也可能出現此錯誤。這是登入規則發生變化，而不是掃描器故障。

SMTP Authentication unsupported 錯誤

此訊息通常表示多功能複合機中選擇的驗證方式與伺服器不相符。

• 對 smtp.gmail.com 和 smtp.office365.com，請選擇 SMTP，而不是 POP。
• 對於透過固定 IP 位址識別組織的 relay，可能需要選擇 None。
• 除非服務供應商特別提供 POP3 伺服器並確認使用這種過時方式，否則不要選擇 POP before SMTP。
• 如果伺服器只接受 OAuth，而多功能複合機只提供使用者名稱和密碼，則無法直接連線。請使用 SMTP relay。

郵件已傳送，但收件匣中沒有收到

1. 檢查「垃圾郵件」和「垃圾郵件匣」資料夾。
2. 如果使用 Microsoft 365，請系統管理員檢查隔離區和 Message Trace。
3. 如果使用 Google Workspace，請檢查 Email Log Search。
4. 將 From 地址與允許的寄件者進行比較。
5. 先傳送測試郵件到相同網域內的地址，再傳送到外部地址。
6. 如果內部地址可以收到郵件，但外部地址無法收到，請檢查 Direct Send 或 restricted SMTP server 的限制。
7. 透過 relay 傳送時，請檢查 SPF 和其他網域規則。

控制面板顯示傳送成功，只表示 SMTP 伺服器已接受郵件。伺服器仍可能將郵件放入隔離區、在後續傳遞過程中拒絕郵件，或對外部收件者套用限制。

小型掃描檔可以傳送，但大型檔案無法傳送

1. 將解析度從 600 dpi 降低至 200 或 300 dpi。
2. 對文字文件選擇單色模式或灰階模式。
3. 使用 PDF 和較高的壓縮率。
4. 將大型文件拆分為數封郵件。
5. 檢查寄件和收件伺服器的郵件大小限制。
6. 如果文件經常很大，請設定 Scan to Shared Folder，然後透過電子郵件傳送連結或已縮小的檔案。

原始頁面的大小不等於最後郵件的大小：高解析度彩色掃描會建立大型檔案，而電子郵件附件的編碼還會進一步增加郵件容量。

傳送功能只有偶爾可以運作

間歇性錯誤比固定的錯誤設定更難判斷。請檢查以下原因：

1. 確認多功能複合機與網路的連線穩定。如有可能，請使用 Ethernet，而不是訊號較弱的 Wi-Fi。
2. 檢查路由器重新啟動後，閘道和 DNS 是否發生變更。
3. 檢查裝置的日期和時間是否正確。
4. 使用單頁文件重新測試，以排除檔案大小和傳輸時間限制。
5. 確認應用程式密碼未被撤銷，且帳戶沒有被安全性政策封鎖。
6. 檢查郵件系統記錄：伺服器可能限制傳送頻率或暫時拒絕郵件。
7. 將多功能複合機目前的韌體版本與確切型號可用的版本進行比較。

如果正確參數仍無法解決問題：檢查 TLS 和韌體

Microsoft 365 的 Client SMTP submission 要求 TLS 1.2 或更新版本。此系列的說明手冊列出了 SMTPS 和 STARTTLS，但沒有指定 SMTP 所使用的具體 TLS 版本。因此，僅僅存在 STARTTLS 選項，並不能保證與現代伺服器相容。

1. 在裝置資訊中記下目前的韌體版本。
2. 開啟您所使用確切 OKI 型號的支援頁面。
3. 將目前安裝的版本與可用版本進行比較。
4. 如果韌體已過時，請在供電和網路連線穩定的情況下更新。
5. 更新後，再次檢查伺服器、連接埠、加密設定，並執行最小化測試傳送。
6. 如果伺服器仍拒絕安全連線，請不要停用 TLS。請在多功能複合機與郵件系統之間使用相容的 SMTP relay。

如果郵件伺服器已不再支援多功能複合機的功能

如果伺服器要求 OAuth，而多功能複合機只支援使用使用者名稱和密碼進行 SMTP 驗證，重新輸入登入資料無法解決問題。可以使用以下安全方式：

• 設定 Google Workspace SMTP Relay；
• 透過連接器和固定外部 IP 位址設定 Microsoft 365 SMTP Relay；
• 使用安全的本機 SMTP relay，只接受來自多功能複合機 IP 位址的郵件，並將其轉送給現代郵件服務；
• 使用支援舊型裝置透過安全連線傳送的獨立 SMTP 服務供應商；
• 透過 Scan to Shared Folder 儲存文件，然後從電腦傳送。

Relay 不應接受來自網際網路中任意裝置的郵件。請使用多功能複合機的區域 IP 位址、防火牆規則和允許的寄件者地址限制連線。

最後更新於 08.08.2026 作者：DriversCN